メールの作成時に気を付ける点│2W1Hの構成で質を高める

私たちの対話は、数十年前に比べて激減しています。

それは、メールによる情報伝達が発達し、対面式の会話（対話）機会が極端に少なくなりました。
しかし、メールで伝えたことが100％伝わりにくいことも事実です。

今回は、「メールの作成時に気を付けたいこと」についておはなしします。
メールによるコミュニケーションも、チョットした気づかいで、その質が高まりますよ。

対話は、相手の表情や話しを聴く状況など、”伝える”こと以外の情報が得られることから、
相手に気を配りながら行うことができました。
ところが、メールによる情報伝達では、相手の表情やメール受信時（読む）の状況も解らず、気を配るどころか一方的な情報伝達になりがちです。

少なくとも、2ｗ1h（what/ how to/ why）を忘れずに。

私たちの情報伝達は、バーバル（言語）とノンバーバル（非言語）の
組み合わせで伝わることが解っています。
そして、バーバル（言語）は2割程度。ノンバーバル（非言語）は、
8割程度の影響力があることも解っています。

私たちの脳は、対話のほとんどを非言語を使って理解しているのです。
ところが、メールによる情報伝達になると、ノンバーバルは皆無に近い状態です。

このように、メール伝達の危なさを知っていると、メールでの情報伝達や交換が怖くなってしまいます。

とはいっても、ここまでメールが私たちの生活や仕事に浸透してしまうと、
”危ないから！”といった理由で、使用しないというわけにもいきません。

メールでの情報伝達において、少しでもその”危なさ”を削減するにはどうしたら良いのでしょうか？
その質を高めるには、2W1Hの構成でメール文を作成することです。

「今日は、顧客満足向上をねらった、ミーティングをwebで行います。」
上記文書は、三つの要素から作られています。

・顧客満足をねらった（why）
・ミーティング（what）
・webで（How to）
このような文書をメールで送ることが大切です。

原因説明と意義説明

また、whyの部分に、もう一工夫すると良いでしょう。
例えば・労災事故が発生したので、装置の取扱は、フローにしたがってください。
・労災事故再発防止のため、装置の取扱は、フローにしたがってください。
前述の文書では、whyの部分が「過去」のことを指した文書になっています。

これを『原因説明』といいます。
逆に、後者の文書では、whyの部分が「未来」をさした文書になっています。
これを『意義説明』といいます。

一般的にwhyの部分には、『意義説明』を使うと解りやすい・伝わりやすいことが解っています。
あなたも、whyに一工夫をしてみませんか？

毎週月曜日に「改善ファシリテーション」をテーマとしたコラムを更新、
火曜日にメールマガジンを配信しております。是非ご登録ください。(ご登録は無料です)

「コミュニケーション」のコラム一覧｜ナレッジリーン

「コミュニケーション」のコラム一覧です。

kmri.co.jp

問題解決・課題解決｜ナレッジリーン

ナレッジリーンは国や地方自治体を顧客として環境分野の調査業務や計画策定、企業の非財務分野に対するマネジメントコンサルティングや人材育成を主業務とするシンクタンク＆コンサルティングファームです。

kmri.co.jp