コラム 2024.07.03

業務改善の進め方｜課題の発見方法や役立つフレームワークを紹介

業務改善は企業全体を改善する重要な取り組みです。
人口減少に伴う労働力不足、働き方改革など生産性を上げなくてならない状況に直面しています。
しかしながら多くの企業では「何から改善すればいいのかわからない」「そもそも、業務改善が必要なのだろうか」と実施できていない現状があります。
この記事ではこれから業務改善に取り組もうとしている方を対象に、業務改善の進め方や改善する箇所の見つけ方、役立つフレームワークを紹介します。

業務改善とは

業務改善とは経営の安定を図るために、業務の課題を見つけて改善することを指します。
具体的には、仕事にかかる時間を減らす、無駄な手順を省く、労働環境の整備などが挙げられます。
効率化や労働時間の短縮、労働環境の改善、そして社内の意識改革など、多くの効果が期待でき、企業全体のパフォーマンス向上に直結します。

業務改善の進め方

業務改善はいきなり取り組むのではなく、必要な作業を洗い出して優先順位をつけてから取り組むことが重要です。以下のような順番で業務改善を進めます。

課題の発見
優先度付け
方法の検討・実施
業務改善の評価・再検討

課題の発見

まず既存の業務フローや業務内容を整理し、問題点を可視化することで、社内にどのような課題があるのかを洗い出します。
現状を正確に把握するためには、現場で働く社員からのヒアリングも欠かせません。現場社員の声を聞くことで、実際にどのような問題があるのか、どこに改善の余地があるのかを具体的に知ることができます。
まずは課題の大小を問わず、社内にある課題をリストアップしていきましょう。

優先度付け

課題をリストアップしたら、課題ごとに優先度を付けることが必要です。
想定される効果、コスト、難易度を考慮して、どの課題から先に取り組むか決定します。
効果が大きく、コストが低く、かつ難易度が低いものから手を付けることで、短期間で大きく生産性を改善することが可能です。
優先度を付けることで、業務改善のプロセスをスムーズかつ効果的に進めることができます。

方法の検討・実施

業務改善の方法を考える際には、「なくす・まとめる・簡単に・入れ替え」の観点からアプローチすると効果的です。
不要な業務をなくす、似た業務をまとめる、手順を簡単にする、必要に応じて作業の順番を入れ替えるなどの方法を検討すると考えやすくなります。
また改善計画は、実行しやすいようにシンプルにまとめることが大切です。図解や写真を活用し、具体的な動きを示すことで、理解と浸透を促進します。

業務改善の評価・再検討

業務改善を実施したら改善施策の効果を評価し、見込んでいた通りの成果が得られたかを検証します。
改善がうまくいっている場合は、成功事例を活用して次の課題に取り組みましょう。逆に、改善が不十分であれば、改善方法を再検討し、より効果的な手段を見つける必要があります。評価と再検討を繰り返し、業務改善の精度を高めることで、改善が可能になります。

業務改善には全社を巻き込み、参加する従業員の意欲を高めることが重要です。弊社では意識を高めて改善を進めるやり方を提唱しています。

業務改善に役立つフレームワーク

ECRS（イクルス）

ECRSは、Eliminate（なくす）、Combine（まとめる）、Rearrange（順番の変更）、Simplify（シンプルに）、の各項目から成り立つフレームワークです。
このフレームワークは業務の余計な時間や工数を削減することに特化しており、無駄な業務を無くし効率的に業務を進めることができるようになります。

KPT（ケー・ピー・ティー）

KPTはKeep・Problem・Tryの頭文字を取ったフレームワークです。
まずKeepでは良い点と今後も継続することを洗い出し、次にProblemでは悪い点や改善すべき点を明確にします。
最後にTryでは今後挑戦すること、すなわち改善案を考えます。
良い点と悪い点を洗い出して、改善策を考えるので、改善施策の進め方を振り返る際に活用できるフレームワークです。

PDCA

PDCAは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（測定・評価）、Action（対策・改善）の4つのステップの業務改善フレームワークです。
Planで計画を立て、次にDoで実行。Checkで実行した結果を測定し、Actionで評価結果に基づき対策や改善を実施します。

新5S思考術

新5S思考術は弊社で開発した業務改善ができるフレームワークです。
一般的な5S活動の「整理、整頓、清掃、清潔、躾」を繰り返しながら行いつつも、「Separate（分ける）、Smart(楽に)、Speedy（早く）、Sense（気づく）、Sustainable（継続する）」をゴール設定としています。

新5S思考術を取り入れることで業務改善がより考えやすく、効率的に進めることができます。詳細については関連記事で詳しく紹介しています。

関連記事：人の意識を変革する「新５Ｓ思考術」│心理的資本とは｜ナレッジリーン

業務改善のポイント

業務改善は成果が出にくいため、長期的に取り組む姿勢が必要です。業務改善で成果を出すためのポイントを3つ紹介します。

長期的な視点で取り組む

業務改善を行う際には、短期的な結果を追い求めるのではなく、長期的な視点で取り組むことが求められます。
効果が見えるまでには、少なくとも半年から1年の時間がかかることを念頭に置きましょう。
焦らず、継続して業務改善に取り組むことで、より効果的な改善が可能となります。

現場を理解する

業務改善を進めるには、まず現場の現状をしっかりと把握するため、現場の意見を十分にヒアリングすることが大切です。
実情から離れた改善策では効果が得られにくいため、現場の理解が欠かせません。
現場を十分に理解することで、業務プロセスの実態に即した改善策を立てることができ、また現場の声を反映した改善策は現場の協力も得やすくなります。

業務改善に取り組みやすい企業文化を作る

従業員が積極的に改善活動に取り組むためには、業務改善に取り組みやすい企業文化を形成する必要があります。
例えば、業務改善に貢献した従業員を評価する仕組みを導入すると、従業員のモチベーションを高めることができ、業務改善に取り組みやすい文化を作ることができます。
取り組みやすい文化を作ることで、従業員は積極的に改善提案を行い、業務の効率化と生産性向上が期待でき、企業全体の成長に繋がります。